Hoy vamos a hablar de cuadros de mando, esas tablas con gráficos que nos permiten hacer un seguimiento de los indicadores esenciales de una organización sanitaria. En algunos servicios de salud, estos cuadros de mando se realizan de forma automática en base a los datos existentes mediante aplicaciones específicas de explotación y visualización de datos; aunque lo más habitual es que los cuadros de mando sean hojas Excel elaboradas en bases a descargas “manuales”.
Existen cuadros de mando de seguimiento presupuestario, de actividad asistencial, de demoras y listas de espera, de calidad, de seguridad del paciente, de recursos humanos y un larguísimo etcétera. En el ámbito de una gestión basada en la evidencia, la explotación y seguimiento de los datos es esencial para una adecuada toma de decisiones así como para el seguimiento de la estrategia.
Hace unos días, la revista BMJ Health & Care Informatics publicaba un artículo titulado “Dashboards for visual display of patient safety data: a systematic review”. En el artículo se revisa el uso de cuadros de mando públicos para el seguimiento de eventos de seguridad y así conocer la tendencia y evolución de los mismos. Entre las conclusiones nos encontramos con la poca evidencia existente a la hora de medir el impacto del uso de estos cuadros de mando, esto es, si son efectivos a la hora de comunicar y de mejorar el desempeño en relación a los indicadores medidos.
Uno de los problemas detectados es que no se utilizan principios basados en factores humanos para el diseño del cuadro de mando, lo que provoca problemas de usabilidad. Entre otros: consistencia (lo mismo debe aparecer de la misma forma), adaptarse al lenguaje del usuario, mostrarlo de una forma que se recuerde o que ayude al uso de la información, etc. Existen muchos artículos que tratan sobre estos factores y todos ellos destacan el papel que tiene el codiseño de la aplicación o del cuadro de mando entre los técnicos y los usuarios finales. Un ejemplo son las leyes de percepción visual de Gestalt:
Sin embargo, en el mundo sanitario este tipo de cuadros no solo se utilizan para seguimiento de indicadores de seguridad del paciente o calidad, ya que también son muy habituales para seguimiento de datos asistenciales, económicos, etc. Su potencia y sencillez para mostrar los datos esenciales, ayudan a tomar decisiones, monitorizar dichos indicadores y además gestionar el día a día.
Este interesante artículo (“Improving Health Care Management in Hospitals Through a Productivity Dashboard“) analiza la construcción de un cuadro de mando de indicadores de seguimiento de citas y muestra las mejoras que se realizan en el cuadro teniendo en cuenta dos elementos: el uso de recomendaciones basadas en el diseño y la usabilidad y la participación de las personas que gestionan dichos datos y de los que toman las decisiones para mejorar la estructura y el diseño. Así por ejemplo se incorporan cambios basados en el uso del color, tipo de gráfico, etc.
Sin embargo, a veces hay que poner los pies en el suelo y analizar lo que tenemos a nuestro alrededor:
Consistencia de los datos. Hay que revisar el registro y la fuente de los datos para evitar problemas a la hora de mostrar indicadores incorrectos o que no miden realmente lo que queremos medir.
Tiempo. No se puede trabajar con datos antiguos, por ello es esencial utilizar datos actuales. Por ejemplo, si los datos de listas de espera se manejan con 3-4 meses de demora, tenemos un grave problema.
Utilidad. Es necesario crear una cultura de gestión basada en la evidencia, esto es, utilizar datos para tomar decisiones. Los directivos y gestores deben estar adecuadamente formados en el uso de estos datos para su gestión diaria, y así poder incorporar la información de los cuadros de mando en sus decisiones.
Diseño. Cada vez existen más herramientas de visualización de datos, y por ello se debería pasar del uso de Excel/Access a otras como Qlikview, PowerBI, Tableau, etc. Incluso algunos servicios de salud han creado herramientas específicas de análisis de datos conectadas con las aplicaciones de gestión.
En el reciente Congreso Nacional de Hospitales y Gestión Sanitaria se presentaron 4 comunicaciones sobre cuadros de mando. Todos ellos se basaron en la automatización del flujo de información, pero apenas se comentaba el diseño, uso y el impacto de dichos cuadros de mando. ¿Cómo son los cuadros de mando de tu organización?